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Dématérialisation des processus RH : pensez à la web signature

Des chiffres en faveur de la dématérialisation

D’après des études menées par le cabinet Markess, les DRH français sont prêts pour une transformation numérique en 2017. Des chiffres en nette progression depuis quelques années et révélateurs d’une vraie tendance à la dématérialisation des flux et processus dans le domaine. Plus d’un directeur ou responsable de ressources humaines sur deux, considère que le secteur d’activité était enfin mature à ces changements. Ils n’étaient que 31% en 2015.

Aujourd’hui, les habitudes de travail changent et cela est notamment dû à l’évolution du cadre légal mais aussi à l’ouverture des RH aux solutions de dématérialisation. 91% des répondants aux études Markess ont de réels besoins en dématérialisation des documents et plus de la moitié d’entre eux vont recourir rapidement à des solutions de numérisation de documents papier, de gestion documentaire, de signature électronique ou de coffre-fort.

L’Etat encourage la dématérialisation et notamment au sein des services RH avec, par exemple, la dématérialisation du bulletin de paie rendue possible dans les conditions de l’article L3243-2 du code du travail issu de la loi du 12 mai 2009. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) initiée en 2012 est également emblématique de l’engouement croissant porté à la dématérialisation.

Des avantages considérables

La dématérialisation présente de nombreux avantages en termes d’optimisation des processus, de réduction des coûts et de réduction de l’empreinte écologique :
Les avantages sont d’ordre organisationnel (sécurisation des échanges et meilleure fiabilité des données RH, accessibilité renforcée et facilitée, meilleure traçabilité des processus et documents, simplification et gain de temps lors de la recherche d’information, harmonisation des processus, …), économique (Réduction des dépenses en fournitures papier, diminution des coûts et des temps de traitement et de stockage des données et documents, amélioration de la productivité, …) et évidemment écologique (Réduction de l’empreinte écologique, renforcement de la marque employeur, …).

La signature électronique : ultime étape de la démat’

Le Graal de la dématérialisation est évidemment la signature électronique qui améliore nettement la compétitivité en simplifiant les démarches administratives et permet de signer en ligne tous les documents qu’ils soient commerciaux, comptables, financiers ou RH de façon légale et sécurisée. C’est ce que notre solution de Web signature en partenariat avec Yousign propose aujourd’hui associée à notre parapheur électronique : iXParapheur.

De la demande de congés d’un collaborateur, à la demande d’ouverture de poste d’un manager, en passant par la convocation à une formation ou à la gestion des entrées et sorties de collaborateurs, tous ces processus peuvent être dématérialisés et optimisés grâce à la web signature qui permet aux décideurs de signer n’importe où et n’importe quand, tous les documents PDF qui leur sont envoyés : Contrats de travail, plannings, renouvellements de période d’essai, …), etc …

Une solution à la pointe de la réglementation

La web signature répond à la nouvelle règlementation européenne eIDAS. Ce règlement abroge l’actuelle directive sur les signatures électroniques et les éventuelles incohérences dans la législation européenne sur les signatures numériques. Le règlement a été adopté par le Conseil « Affaires générales » en juillet 2014, la réglementation sur les services de confiance étant entrée en vigueur le 1er juillet 2016. L’obligation de reconnaissance mutuelle des identités électroniques (eID) s’appliquera à partir du 2ème trimestre 2018. L’eIDAS couvre l’authentification, les sceaux de signature, les services d’envoi en recommandé [électronique] et l’horodatage

La web signature légale et certifiée (ETSI 102 042 et AC Autorité de Certification), est plus qu’une solution de confiance, c’est une solution sécurisée membre de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) et reconnue au niveau national et européen.

La web signature est plus qu’une innovation technologique, elle s’inscrit dans une réelle démarche de dématérialisation complète des processus et permet de franchir un nouveau cap dans la transition numérique des services, en termes d’économie de papier, de sécurisation des documents et de rapidité des échanges. C’est un gain de temps pour chaque intervenant du circuit de validation et surtout pour le gestionnaire RH, lequel peut suivre en temps réel la signature du document grâce à un suivi poussé des informations.

Une nouveauté 2017 à découvrir absolument !