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Dématérialisation des processus RH : pensez à la web signature

Des chiffres en faveur de la dématérialisation

D’après des études menées par le cabinet Markess, les DRH français sont prêts pour une transformation numérique en 2017. Des chiffres en nette progression depuis quelques années et révélateurs d’une vraie tendance à la dématérialisation des flux et processus dans le domaine. Plus d’un directeur ou responsable de ressources humaines sur deux, considère que le secteur d’activité était enfin mature à ces changements. Ils n’étaient que 31% en 2015.

Aujourd’hui, les habitudes de travail changent et cela est notamment dû à l’évolution du cadre légal mais aussi à l’ouverture des RH aux solutions de dématérialisation. 91% des répondants aux études Markess ont de réels besoins en dématérialisation des documents et plus de la moitié d’entre eux vont recourir rapidement à des solutions de numérisation de documents papier, de gestion documentaire, de signature électronique ou de coffre-fort.

L’Etat encourage la dématérialisation et notamment au sein des services RH avec, par exemple, la dématérialisation du bulletin de paie rendue possible dans les conditions de l’article L3243-2 du code du travail issu de la loi du 12 mai 2009. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) initiée en 2012 est également emblématique de l’engouement croissant porté à la dématérialisation.

Des avantages considérables

La dématérialisation présente de nombreux avantages en termes d’optimisation des processus, de réduction des coûts et de réduction de l’empreinte écologique :
Les avantages sont d’ordre organisationnel (sécurisation des échanges et meilleure fiabilité des données RH, accessibilité renforcée et facilitée, meilleure traçabilité des processus et documents, simplification et gain de temps lors de la recherche d’information, harmonisation des processus, …), économique (Réduction des dépenses en fournitures papier, diminution des coûts et des temps de traitement et de stockage des données et documents, amélioration de la productivité, …) et évidemment écologique (Réduction de l’empreinte écologique, renforcement de la marque employeur, …).

La signature électronique : ultime étape de la démat’

Le Graal de la dématérialisation est évidemment la signature électronique qui améliore nettement la compétitivité en simplifiant les démarches administratives et permet de signer en ligne tous les documents qu’ils soient commerciaux, comptables, financiers ou RH de façon légale et sécurisée. C’est ce que notre solution de Web signature en partenariat avec Yousign propose aujourd’hui associée à notre parapheur électronique : iXParapheur.

De la demande de congés d’un collaborateur, à la demande d’ouverture de poste d’un manager, en passant par la convocation à une formation ou à la gestion des entrées et sorties de collaborateurs, tous ces processus peuvent être dématérialisés et optimisés grâce à la web signature qui permet aux décideurs de signer n’importe où et n’importe quand, tous les documents PDF qui leur sont envoyés : Contrats de travail, plannings, renouvellements de période d’essai, …), etc …

Une solution à la pointe de la réglementation

La web signature répond à la nouvelle règlementation européenne eIDAS. Ce règlement abroge l’actuelle directive sur les signatures électroniques et les éventuelles incohérences dans la législation européenne sur les signatures numériques. Le règlement a été adopté par le Conseil « Affaires générales » en juillet 2014, la réglementation sur les services de confiance étant entrée en vigueur le 1er juillet 2016. L’obligation de reconnaissance mutuelle des identités électroniques (eID) s’appliquera à partir du 2ème trimestre 2018. L’eIDAS couvre l’authentification, les sceaux de signature, les services d’envoi en recommandé [électronique] et l’horodatage

La web signature légale et certifiée (ETSI 102 042 et AC Autorité de Certification), est plus qu’une solution de confiance, c’est une solution sécurisée membre de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) et reconnue au niveau national et européen.

La web signature est plus qu’une innovation technologique, elle s’inscrit dans une réelle démarche de dématérialisation complète des processus et permet de franchir un nouveau cap dans la transition numérique des services, en termes d’économie de papier, de sécurisation des documents et de rapidité des échanges. C’est un gain de temps pour chaque intervenant du circuit de validation et surtout pour le gestionnaire RH, lequel peut suivre en temps réel la signature du document grâce à un suivi poussé des informations.

Une nouveauté 2017 à découvrir absolument !

2017 : vers le 100% digital

Solution simple et recherche de compétitivité

Depuis plus de 15 ans, la signature électronique est légale en France et en Europe, mais celle-ci soulève encore quelques questions pour les entreprises qui hésitent parfois à passer le cap. Pourtant, une étude récente commandée par Xerox révèle que 46% des petites et moyennes entreprises interrogées reconnaissent perdre du temps chaque jour en raison de processus papier intensifs. La dématérialisation semble être la solution d’optimisation mais, en pleine mutation numérique, chacun investit dans des outils de plus en plus innovants au détriment parfois de solutions simples qui lui apporteraient pourtant un plus grand avantage concurrentiel.

La dématérialisation des flux et processus et permet de réduire considérablement les risques d’erreurs et de se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée. L’entreprise accélère les cycles de décisions, réduit les coûts et gagne en compétitivité.

La signature électronique : ultime étape de la démat’

Le Graal de la dématérialisation est évidemment la signature électronique qui améliore nettement la compétitivité en simplifiant les démarches administratives et permet de signer en ligne tous les documents qu’ils soient commerciaux, comptables, financiers ou RH de façon légale et sécurisée. C’est ce que notre solution de Web signature, en partenariat avec Yousign, associée à notre parapheur électronique, iXParapheur, propose aujourd’hui.

Demandez-vous combien de temps vous passez à attendre de votre fournisseur, ou de vos clients un retour d’un document administratif, de contrats ou de devis signés ? Combien de prospects ou clients perdez-vous à cause de processus contractuels trop longs ?

Aujourd’hui, les décideurs peuvent signer n’importe où et n’importe quand, tous les documents PDF qui leur sont envoyés grâce à la web signature : Contrats, devis, factures, bons de commande, lettres de mission, baux, convention, NDA, mandats SEPA, documents de banque, statuts juridiques (chambre de commerce et d’industrie ou greffe du Tribunal de commerce), documents RH (contrat de travail, plannings, renouvellements de période d’essai, …), etc …

Une solution à la pointe de la réglementation

La web signature répond à la nouvelle règlementation européenne eIDAS. Ce règlement abroge l’actuelle directive sur les signatures électroniques et les éventuelles incohérences dans la législation européenne sur les signatures numériques. Le règlement a été adopté par le Conseil « Affaires générales » en juillet 2014, la réglementation sur les services de confiance étant entrée en vigueur le 1er juillet 2016. L’obligation de reconnaissance mutuelle des identités électroniques (eID) s’appliquera à partir du 2ème trimestre 2018. L’eIDAS couvre l’authentification, les sceaux de signature, les services d’envoi en recommandé [électronique] et l’horodatage

La web signature légale et certifiée (ETSI 102 042 et AC Autorité de Certification), est plus qu’une solution de confiance, c’est une solution sécurisée membre de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) et reconnue au niveau national et européen.

La web signature est plus qu’une innovation technologique, elle s’inscrit dans une réelle démarche de dématérialisation complète des processus et permet de franchir un nouveau cap dans la transition numérique des services, en termes d’économie de papier, de sécurisation des documents et de rapidité des échanges. C’est un gain de temps pour chaque intervenant du circuit de validation.

Une nouveauté 2017 à découvrir absolument !

SRCI dévoile ses nouvelles solutions lors du Coter Club

Besançon – les 7 et 8 juin 2017 – SRCI viendra déposer ses valises à la 28ème édition du salon annuel du Coter Club, sur le thème « Défiance ou Confiance numérique ».

Depuis plus de 30 ans, SRCI est un acteur majeur de la dématérialisation et accorde une grande importance au développement de solutions innovantes. Notre vision : proposer des offres adaptées aux nouveaux besoins pour les entreprises et le secteur public.

Depuis juillet 2016, SRCI a rejoint le groupe Salvia Développement, qui fédère 150 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 14 Millions d’€ en 2016 .

Le Coter Club sera l’occasion de présenter en avant-première  ses nouveautés et partenariats :  iXChorus, mais aussi la signature déportée avec YOUSIGN (arrêté du personnel, …), la solution iXCoffre-fort en association avec LOCARCHIVES, et les nombreuses nouveautés fonctionnelles de la version 4, responsive et full web.

Le Coter Club est un moment privilégié pour discuter et découvrir des solutions adaptées à vos besoins. Venez rencontrer notre équipe sur le stand E05. Nos experts sont à votre écoute dans une ambiance conviviale.

Adoptez la signature déportée en complément du parapheur électronique SRCI

Limiter les échanges et les coûts en signant « à la main » électroniquement vos documents, est aujourd’hui une réalité. SRCI, en collaboration avec la société YouSign, vous propose un outil de signature électronique déportée simple et légale en complément de son module parapheur électronique.

Aujourd’hui, la quasi-totalité des documents générés par l’activité d’une entreprise sont créés informatiquement. L’impression d’un document n’est plus nécessaire que pour apposer une signature (de l’émetteur, du destinataire ou autre).

Avec la signature déportée, passez au zéro papier !  A tout moment depuis votre site web, vos logiciels ou applications mobiles,  signez et faites signer vos devis, contrats, documents RH, … Une petite révolution qui conquiert déjà de nombreux clients. Couplé au module iXCoffre-fort, vous disposez d’une solution hautement sécurisée, garantissant intégrité, légalité et authenticité de vos documents.

Pour toutes demandes d’information, notre équipe est à votre disposition pour répondre à vos questions.