SRCI Solutions complète sa suite iXBus avec un nouveau module : iXSae
Une Solution d’Archivage Electronique qui s’appuie sur le service Spark Archives Tiers Archiveur Electronique (TAE) certifié NF 461.
Ces dernières années, les enjeux autour de la dématérialisation se sont multipliés :
- 2017 : dématérialisation de la chaîne comptable en 2017
- 2018 : dématérialisation des marchés publics
- 2020 : confinements à suivre obligeant les organisations à réinventer leur façon de collaborer
- 2021 : dématérialisation des actes d’urbanisme
- Horizon 2026 : Généralisation de la facture électronique
30 ans d’expertise en dématérialisation chez SRCI Solutions
Depuis 30 ans, SRCI Solutions propose des solutions de dématérialisation des flux pour répondre aux besoins de ses clients : Factures électroniques, échanges EDI, parapheur électronique, générateur de formulaire électronique, envoi de courrier sécurisé avec AR, convocations officielles aux assemblées et également Tiers de télétransmission homologué par les ministères de l’intérieur et des finances.
La suite iXBus apporte des réponses à chaque cas de figure. Des documents engageants signés dans iXParapheur, échange et traitement des factures électroniques avec iXFacture, des flux public et administratifs vers de hautes instances publiques avec TDT iXHelios ou via le TDT iXActes.
Spark Archives et SRCI Solutions: Une synergie pour l’archivage électronique
Garantir la pérennité et la valeur probante des documents sensibles est un enjeu majeur pour nos clients face aux cybermenaces et règles de conformité évolutives. IXSae permet à l’utilisateur de suivre son flux de son dépôt jusqu’à son archivage.
iXSae: La réponse aux enjeux de la conservation documentaire
La suite iXBus permet une gouvernance documentaire unifiée et optimisée pour toute organisation privée ou publique. Après plus de 4 années de recherche d’un partenariat fort permettant l’intégration d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) au sein de la suite iXBus, Spark Archives a été un coup de cœur.
Nos solutions ont déjà convaincu de belles références de toutes tailles et de tout secteurs d’activités : PME, ETI, Université et grandes écoles, CHU, bailleurs sociaux et promoteurs immobiliers, Institutions et organismes étatiques, collectivités territoriales – Communes, Communauté d’agglomération, Métropoles, Départements, Régions-, SDIS, CDG, GIP, SIEL, … etc.
iXSae et le traitement intelligent des documents
Les solutions iXBus permettent aux clients de SRCI de catégoriser les natures de documents selon une typologie totalement personnalisable en fonction de leurs besoins et de leur organisation. Cette typologie et les métadonnées métiers associées aux natures de document intéressent tout particulièrement les archivistes qui peuvent s’appuyer dessus pour faire le lien avec leur plan de classement archivistique.
Intégration et automatisation dans l’archivage électronique
iXSAE permet aux responsables des archives de canaliser tout le flux documentaire électronique qui passe dans iXBus vers leur solution d’archivage électronique, garantissant ainsi la pérennité et l’intégrité des documents.
Cerise sur le gâteau : iXSae permet de faire la correspondance entre les natures de documents traitées dans les solutions de la suite iXBus et le tableau de gestion géré dans le SAE, automatisant ainsi le dépôt sécurisé des documents à valeur probatoire ou réglementaire. Cela permet de réaliser le versement des archives au fil de l’eau, en cohérence avec le référentiel de conservation de l’organisation.
Le versement s’effectue en back-office : un soin particulier a été apporté à l’expérience utilisateur. Ce dernier n’a rien à faire, et l’archiviste, une fois le mapping paramétré, n’a plus qu’à superviser son fonds documentaire dans le SAE.
L’Importance du plan de classement dans iXSae
Le module propose un plan de classement standard du SAE, adapté au secteur d’activité du client. Après étude, s’il est impératif de reprendre le plan de classement existant, le module est adaptable au contexte.
Conformité RGPD et gestion des données
A l’heure où la production documentaire numérique augmente de façon significative, les questions du sort final et de la communicabilité sont surveillées de près par la CNIL.
Le versement automatisé, dès la validation ou signature du document, vers un plan de classement correctement paramétré permet de respecter le règlement RGPD, les caractères à données personnelles sont alors protégés.
Ainsi l’automatisation de la destruction des documents en accord avec les règles archivistiques permettra à l’organisation d’assurer une gestion fiable de la conservation des données personnelles, notamment celles qui figurent dans les documents archivés.
iXSae: Archiver légalement les documents en toute simplicité
Par ailleurs, si les services juridiques de nos clients sont sollicités pour fournir, lors d’un litige, les justificatifs d’une télétransmission d’un acte à la préfecture, d’une facture électronique ou d’un document officiel signé électroniquement… iXSae est en mesure de les produire. En effet, le SAE trace les documents jusqu’à leur fin de vie. Des documents de preuve peuvent donc être délivrés, assurant la sérénité à nos clients.
Conserver son historique en toute conformité devient alors très simple.
SRCI & SPARK ARCHIVES
