IXConvocation – Dématérialisez l’envoi de vos convocations et simplifiez la gestion de vos réunions

Avec iXConvocation, passez à la e-convocation, automatisez et sécurisez l’envoi des documents que vous adressez aux élus (Conseils municipaux), aux administrateurs (conseils d’Administration), et à tous types de participants (Assemblées générales de copropriétaires, assemblées générales d’associations…).

Avec cet outil complet et convivial, préservez la planète, passez au zéro papier et dématérialisez l’organisation et la gestion de l’ensemble de vos réunions.

Vous pouvez désormais optimiser votre processus d’envoi des convocations et faciliter l’accès des destinataires à l’ensemble des documents liés quel que soit le support utilisé : PC, Tablettes, ou Smartphones.

Les Maires et Présidents des collectivités territoriales sont tenus d’adresser aux élus les convocations aux conseils municipaux ou aux assemblées générales, ainsi qu’une note explicative des affaires dont ils auront à débattre. La préparation de ces convocations est souvent longue et fastidieuse.

La solution iXConvocation est un outil complet et sécurisé de gestion de l’ensemble de vos assemblées, commissions ou réunions. Grâce à l’horodatage, vous disposez d’une preuve juridique conforme à la réglementation. Vos élus reçoivent en temps réel vos ordres du jour et les dossiers afférents. Avec iXConvocation, préparez vos séances et obtenez un retour immédiat des présences.

Vos bénéfices : traçabilité du cycle de vie de chaque convocation, réduction considérable des coûts d’affranchissement et de papier, inscription dans une démarche éco-responsable, qui participe à votre RSE.

Avec iXConvocation, optimisez vos processus d’envoi des convocations et facilitez l’accès des élus à l’ensemble des documents liés.

Même si la loi ne l’impose pas, l’envoi avec accusé de réception dématérialisé est une précaution utile qui vous permet de vous assurer de la communication des documents en temps voulu et ainsi de vous prémunir contre d’éventuelles contestations.