Qu’est-ce que la loi engagement et proximité ?

Dématérialisez vos communications

Cette loi, promulguée le 27 décembre 2019, vise l’engagement dans la vie locale et à la proximité de l’action publique, notamment des communes les plus petites.  Elle renforce ainsi le rôle des communes et des maires dans les intercommunalités. Elle change les règles de l’envoi des convocations. Désormais l’envoi dématérialisé devient la norme.

La dématérialisation pour faciliter les échanges et le partage d’information

L’article 9 prévoit désormais que toute convocation soit transmise « de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse. »

Article L2121-10 – Loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 – art. 9

L’article 8 de cette loi prévoit l’information des conseillers municipaux des communes membres d’un établissement public de coopération intercommunale ne faisant pas partie de l’organe délibérant. Ils sont ainsi informés en amont et en aval des réunions des délibérations en étant destinataires par voix dématérialisée d’une copie des convocations, des notes explicatives de synthèse, des rapports et des comptes rendus des réunions.

Article L5211-40-2 – Loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 – art. 8

Quels sont les avantages de la dématérialisation des convocations ?

Gagnez du temps

Votre secrétariat gagnera un temps précieux grâce à la prise en main intuitive du logiciel. Qui plus est, avec la dématérialisation des convocations, plus de publipostages fastidieux, d’impressions en série ou de mises sous pli rébarbatives !

Instantanément

L’envoi est instantané. Plus besoin d’attendre que le courrier soit expédié et reçu par le destinataire puis que l’accusé de réception vous revienne plusieurs jours après. Tout peut se dérouler dans la même journée !

Accessible à distance

Les élu(e)s multiplient les déplacements et le travail à distance. C’est pourquoi l’outil de convocation dématérialisée leur permet de recevoir et consulter les éléments d’où qu’ils soient, et sur le support de leur choix (ordinateur, tablette ou téléphone mobile).

Faites des économies et prenez soin de l’environnement

Fini les envois postaux et les impressions de toutes vos convocations les unes après les autres. Tout est envoyé aux destinataires depuis la plateforme.

En tout sécurité

L’envoi des convocations est sécurisé et horodaté. Les convocations dématérialisées apportent la même valeur que l’envoi en recommandé classique en garantissant la date de transmission de la convocation.

Quels sont les autres utilisations possibles ?

Absences et délégations de pouvoir

Pour mieux préparer les séances et les réunions, l’outil vous indique qui sera présent, remplacé ou absent.

Collaboratif

Indiquez en amont des réunions toute remarque ou révision à apporter en l’annotant.

Convocation Papier

Horodatage
Authentification
Signature
Gestion des absences et des délégations
Pièces-jointes
Accessible à distance
Instantanée
Traçable
Gestion en masse
Collaboratif

Convocation Papier

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Authentification
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Gestion des absences et des délégations
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Instantanée
Traçable
Gestion en masse
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