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Dématérialisation des marchés publics, Comment être prêt pour le 1er octobre 2018 ?

Grâce à la dématérialisation, vous pouvez aujourd’hui conclure vos marchés par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet. Evidemment, la dématérialisation n’a aucun effet sur le contenu des informations qui constituent vos documents, qui est indépendant de la forme du support utilisé et du mode de transmission.

La dématérialisation des marchés publics n’est pas une fin en soi, mais un outil au service d’une politique globale qui est menée par le gouvernement depuis maintenant quelques années. Aujourd’hui, Les acheteurs, comme les entreprises, doivent s’interroger sur l’organisation interne qui permettra le mieux d’intégrer des processus dématérialisés pour en tirer tous les bénéfices, qu’ils soient d’ordre organisationnels, économiques ou encore écologiques.

La nouvelle réforme des marchés publics prévue d’ici 1 an, au 1er octobre 2018, est un nouveau virage important pour tous les acteurs concernés, car, si celle de 2016 n’impose que la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, se lancer dans une démarche de démat’ totale est plus que nécessaire pour tirer tous les bénéfices de la numérisation, et c’est tout l’intérêt de cette nouvelle réglementation qui incombe les marchés publics.

Ainsi, à compter du 1er octobre 2018, tous les acheteurs publics devront mettre gratuitement les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur une fois l’avis d’appel à la concurrence publié (art 39 du décret sur les marchés publics). Toutes les communications et les échanges d’informations entre acheteurs et candidats devront s’effectuer par des moyens de communication électronique (art. 41).

Pour que cette obligation de dématérialisation au stade de la passation ait tout son sens, il convient d’insuffler la démarche dans toute la chaîne de l’achat, à savoir : la rédaction du marché, sa signature en interne, son passage au contrôle de légalité, son archivage et son exécution. Les avantages de la dématérialisation de bout en bout sont nombreux (gains de temps et donc d’argent) et les défis à relever aussi. Et aujourd’hui, Grâce à nos solutions adaptées à ces nouvelles exigences, vous pouvez signer vos marchés avec notre parapheur électronique et renvoyer l’ensemble des documents aux prestataires via notre module de lettre recommandée électronique. Votre circuit est entièrement dématérialisé, sécurisé, et vous assurez une traçabilité des tous vos échanges documentaires.

2017 : vers le 100% digital

Solution simple et recherche de compétitivité

Depuis plus de 15 ans, la signature électronique est légale en France et en Europe, mais celle-ci soulève encore quelques questions pour les entreprises qui hésitent parfois à passer le cap. Pourtant, une étude récente commandée par Xerox révèle que 46% des petites et moyennes entreprises interrogées reconnaissent perdre du temps chaque jour en raison de processus papier intensifs. La dématérialisation semble être la solution d’optimisation mais, en pleine mutation numérique, chacun investit dans des outils de plus en plus innovants au détriment parfois de solutions simples qui lui apporteraient pourtant un plus grand avantage concurrentiel.

La dématérialisation des flux et processus et permet de réduire considérablement les risques d’erreurs et de se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée. L’entreprise accélère les cycles de décisions, réduit les coûts et gagne en compétitivité.

La signature électronique : ultime étape de la démat’

Le Graal de la dématérialisation est évidemment la signature électronique qui améliore nettement la compétitivité en simplifiant les démarches administratives et permet de signer en ligne tous les documents qu’ils soient commerciaux, comptables, financiers ou RH de façon légale et sécurisée. C’est ce que notre solution de Web signature, en partenariat avec Yousign, associée à notre parapheur électronique, iXParapheur, propose aujourd’hui.

Demandez-vous combien de temps vous passez à attendre de votre fournisseur, ou de vos clients un retour d’un document administratif, de contrats ou de devis signés ? Combien de prospects ou clients perdez-vous à cause de processus contractuels trop longs ?

Aujourd’hui, les décideurs peuvent signer n’importe où et n’importe quand, tous les documents PDF qui leur sont envoyés grâce à la web signature : Contrats, devis, factures, bons de commande, lettres de mission, baux, convention, NDA, mandats SEPA, documents de banque, statuts juridiques (chambre de commerce et d’industrie ou greffe du Tribunal de commerce), documents RH (contrat de travail, plannings, renouvellements de période d’essai, …), etc …

Une solution à la pointe de la réglementation

La web signature répond à la nouvelle règlementation européenne eIDAS. Ce règlement abroge l’actuelle directive sur les signatures électroniques et les éventuelles incohérences dans la législation européenne sur les signatures numériques. Le règlement a été adopté par le Conseil « Affaires générales » en juillet 2014, la réglementation sur les services de confiance étant entrée en vigueur le 1er juillet 2016. L’obligation de reconnaissance mutuelle des identités électroniques (eID) s’appliquera à partir du 2ème trimestre 2018. L’eIDAS couvre l’authentification, les sceaux de signature, les services d’envoi en recommandé [électronique] et l’horodatage

La web signature légale et certifiée (ETSI 102 042 et AC Autorité de Certification), est plus qu’une solution de confiance, c’est une solution sécurisée membre de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) et reconnue au niveau national et européen.

La web signature est plus qu’une innovation technologique, elle s’inscrit dans une réelle démarche de dématérialisation complète des processus et permet de franchir un nouveau cap dans la transition numérique des services, en termes d’économie de papier, de sécurisation des documents et de rapidité des échanges. C’est un gain de temps pour chaque intervenant du circuit de validation.

Une nouveauté 2017 à découvrir absolument !