Important ! Rappel à lire absolument !
A compter du 1er octobre 2018, les procédures de passation des marchés publics sont dématérialisées, pour tous ceux dont le montant est égal ou supérieur à 25000€.
Obligation de transmettre les offres par voie électronique, publications des données essentielles du marché, signature électronique, etc. Quelles vont être les nouvelles obligations qui pèserons sur les acheteurs et les entreprises ? A quelques jours de l’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation, SRCI fait le point.
Déjà en 2001, le code des marchés publics avait autorisé la transmission des plis par voie électronique, mais il aura fallu attendre presque 20 ans pour que la full démat’ devienne obligatoire. Mais nuançons, cette exigence ne concerne que les différentes étapes de la passation, à savoir :
- la mise à disposition des documents de la consultation
- la réception des candidatures et des offres pour toutes les phases
- les questions/réponses des acheteurs et des entreprises
- les demandes d’informations, de compléments, les échanges relatifs à la négociation
- ou encore les notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).
Ce qui, représente néanmoins une réelle avancée.
Le sort des offres papier :
Conformément à l’article 39 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, l’acheteur devra donc mettre gratuitement les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques sur son profil d’acheteur. Cela doit lui permettre de pouvoir effectuer les principales actions nécessaires à la passation d’un marché public, comme par exemple, mettre à disposition des documents de la consultation, réceptionner et conserver les candidatures et les offres ou encore répondre aux questions. L’opérateur économique, lui, sera tenu de répondre par voie électronique. Autre point important à souligner, un candidat réfractaire qui ne souhaiterait pas répondre par voie électronique après le 1er octobre, verrait son offre déclarée irrégulière. L’acheteur pourrait lui permettre de régulariser son offre mais s’il ne le souhaite pas, l’entreprise n’aura aucun recours possible.
La publication des données essentielles du marché :
La publication des données essentielles devra offrir, sur son profil d’acheteur, un accès libre, direct et complet à celles-ci pour les marchés publics dont le montant est égal ou supérieur à 25 000 €. Elles sont maintenues disponibles sur le profil d’acheteur pendant une durée minimale de cinq ans après la fin de l’exécution du marché public. Toutefois, l’arrêté du 27 juillet 2018 modifiant celui du 14 avril a réduit la durée de publication à un an si les acheteurs les publient également sur le site www.data.gouv.fr.
La signature électronique : hautement recommandée
La signature électronique de l’offre finale doit remplacer la signature papier pour éviter de rematérialiser le marché. Ainsi, même si son usage ne sera pas obligatoire à compter du 1er octobre, il sera hautement recommandé. Si la personne publique décide d’imposer la signature électronique, cela suppose qu’elle soit elle-même capable de signer électroniquement. Il faut donc que chacune des parties s’équipe d’un certificat de signature électronique de niveau 2.
QUESTIONS – REPONSES
Quels sont les gains attendus ?
- Gains financiers
- Gains organisationnels
- Gains de temps
Quels conseils pour les retardataires ?
- Du côté des acheteurs : se doter sans plus tarder d’un profil d’acheteur en se rapprochant soit des plateformes mutualisées soit des éditeurs de logiciels.
- Du côté des entreprises : s’équiper d’un certificat de signature électronique de niveau 2
Pourra-t-on toujours répondre par voie postale après le 1er octobre ?
- Oui pour les marchés de moins de 25 000€
Quels sont les prochains chantiers du plan de transformation numérique de la commande publique ?
- La priorité sera d’agir sur l’interopérabilité. Il faut définir un cadre commun à tous les acteurs afin de favoriser la dématérialisation totale de la commande publique. Cela passera par la création de passerelles vers les autres outils utilisés dans la commande publique : contrôle de légalité, chaîne comptable, archivage.
Quelle différence entre les pièces du marché publics et le PES-marché ?
Les PES-marché n’est pas un PES à signer. Il peut être produit par l’application métier de gestion des marchés ou par l’application financière. Une fois mis à disposition, il est transmis directement par le TDT via le protocole HELIOS sans étape de signature.
Grâce au PES marché, les organismes publics locaux vont pouvoir transmettre en même temps à la DGFIP :
– Les informations relatives au marché :
- a) L’identification de l’acheteur
b) La nature et l’objet du marché public
c) La procédure de passation utilisée
d) Le lieu principal d’exécution des services ou travaux faisant l’objet du marché public
e) La durée du marché public
f) Le montant et les principales conditions financières du marché public
g) L’identification du titulaire
h) La date de signature du marché public par l’acheteur
– les données du recensement,
– la fiche marché en vue du suivi de l’exécution par le comptable.
Le but n’est donc pas de transmettre toutes les pièces du marché mais uniquement les informations essentielles au traitement comptable.
De plus, la DGFIP transmet les informations listées ci-dessus à ETALAB (data.gouv.fr), qui se chargera de les mettre à disposition des profils d’acheteurs pour publication. Les données du recensement sont quant à elles transmises à l’Observatoire Economique de la Commande Publique (OECP).
En revanche, la DGFIP ne communique aucune de ces informations au Contrôle de Légalité. Il est donc essentiel de continuer à transmettre les pièces du marché à la Préfecture en n’oubliant pas d’appliquer une nomenclature aux annexes : réglementation Actes 2.2 oblige !
https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-commande-publique
