Quels sont les principaux types d’archivage électronique
et comment bien les utiliser ?

Archivage électronique - iXSAE

L’archivage électronique s’impose comme un pilier de la gestion de l’information et de la conformité.
Il ne s’agit plus seulement de stocker des documents, mais de gérer leur cycle de vie, garantir leur intégrité, et les conserver en toute sécurité selon des règles juridiques strictes.

Pour cela, plusieurs types d’archivage électronique coexistent, chacun répondant à des besoins spécifiques : archivage courant, intermédiaire, définitif, avec ou sans valeur probante.

Sommaire

Archivage électronique : de quoi parle-t-on exactement ?

L’archivage électronique (ou archivage numérique) désigne l’ensemble des processus permettant de conserver des documents sous forme électronique en garantissant leur authenticité, intégrité, lisibilité et accessibilité dans le temps. Il fait partie intégrante du records management et concerne autant les documents numérisés que les documents nativement électroniques (factures électroniques, courriers entrants, contrats numériques, etc.).

Contrairement à une simple sauvegarde, il s’inscrit dans une logique de conservation sécurisée et probante, encadrée par des normes comme la NF Z42-013, ISO 14641 ou encore les préconisations de l’Afnor et du Code du patrimoine.

Les différents types d’archivage électronique

1. Archivage courant

Il s’agit de la première phase du cycle de vie des documents : les fichiers sont encore utilisés dans les processus métiers et doivent rester facilement accessibles via des outils collaboratifs ou une solution GED (Gestion Électronique des Documents). Exemples : courriers entrants, contrats en cours, documents RH actifs.

Objectif : faciliter la gestion documentaire quotidienne sans obligation probatoire.

2. Archivage intermédiaire

Dans cette phase, les documents ne sont plus d’usage quotidien mais conservent une utilité administrative, fiscale ou réglementaire. Ils sont transférés dans un espace d’archivage sécurisé, éventuellement externalisé, pour optimiser les coûts tout en respectant les délais de conservation des documents.

Exemples : bulletins de paie, documents comptables, dossiers fournisseurs.

3. Archivage définitif

Il concerne les documents à conserver à long terme ou à perpétuité : contrats majeurs, actes juridiques, archives historiques ou patrimoniales.
Ce type d’archivage implique souvent des normes très strictes en matière d’intégrité des données, de métadonnées, et de conservation numérique.

Archivage électronique à valeur probante : la clé de la conformité

Le recours à un SAE (Système d’Archivage Électronique) permet de garantir la valeur probante des documents archivés. Cela signifie que les fichiers ont la même valeur juridique que leur équivalent papier, à condition de respecter un cadre strict :

  • Horodatage qualifié (eIDAS, RGS)
  • Scellement numérique
  • Journal des événements
  • Droits d’accès et authentification forte
  • Réversibilité et traçabilité

Notre solution iXSAE repose sur un coffre-fort électronique sécurisé, hébergé en France, et conforme aux exigences de la conservation des archives électroniques à valeur légale. Elle permet d’archiver les données, de gérer les métadonnées, d’assurer un stockage de documents structuré et d’automatiser vos flux d’archivage des factures, documents administratifs, supports papier numérisés ou documents nativement numériques.

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La solution d’archivage légal de vos documents

Archivage électronique interne ou externalisé ?

Les entreprises ont le choix entre :

  • Archivage interne : contrôle complet mais nécessite un logiciel d’archivage, une infrastructure sécurisée et une expertise réglementaire continue.
  • Archivage externalisé : confié à un tiers de confiance qui garantit une conservation des documents conforme, durable, avec une externalisation maîtrisée.

Archivage et gestion documentaire : une synergie essentielle

L’archivage ne doit pas être isolé de la gestion documentaire. Une bonne solution GED ou un logiciel de gestion de contenu (ECM) permet de dématérialiser, classer, indexer et procéder à l’archivage de façon fluide et intégrée. L’enjeu : maîtriser l’ensemble du cycle de vie du document, depuis sa création ou sa numérisation jusqu’à sa conservation longue durée.

Avec iXSAE, vous bénéficiez d’un workflow d’archivage électronique automatisé, intégrable à votre système d’information, conforme aux spécifications de l’Afnor, et adapté à toutes les formes électroniques de documents.

Normes, cadre juridique et sécurité : les piliers d’un archivage réussi

Un archivage électronique efficace repose sur :

  • Le respect des normes ISO et NF (NF Z42-013, ISO 14641, ISO 14721 pour l’OAIS)
  • La conformité au Code du patrimoine, RGPD, Code du commerce, archives de France
  • La mise en place de métadonnées de gestion et de plan de classement
  • Des processus de migration, réversibilité et préservation numérique sur le long terme
  • L’assurance de la confidentialité et de la protection contre les sinistres (incendie, cyberattaque, etc.)

Pourquoi choisir IXSAE pour votre archivage électronique ?

✅ SAE certifié et sécurisé, conforme aux normes françaises et européennes
✅ Coffre-fort électronique hautement sécurisé, hébergé en France
✅ Accompagnement sur mesure pour structurer votre plan d’archivage
✅ Intégration avec vos outils métiers : ERP, CRM, logiciels RH, gestion des marchés publics
✅ Expertise sur les archives publiques et privées, y compris les archives départementales
✅ Outils d’indexation, signature électronique, gestion des droits d’accès
✅ Interface simple, intuitive, collaborative

Que vous souhaitiez archiver vos documents papier, vos fichiers numériques, vos factures électroniques ou vos données dématérialisées, iXSAE vous apporte une solution robuste, évolutive et conforme.

L’archivage électronique : un levier stratégique pour votre gouvernance documentaire

L’archivage électronique, bien plus qu’un simple support technique, est une brique fondamentale de la stratégie documentaire des organisations.
Il permet de gérer les documents et données avec rigueur, d’en garantir l’intégrité, de répondre aux obligations réglementaires, tout en optimisant l’exploitation de l’information dans vos processus métiers.

Archivage électronique :
Sécurisez vos documents, garantissez leur valeur légale
et simplifiez leur gestion dès aujourd’hui .

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