Depuis 2017, la ville de Versailles, le CCAS et Versailles Grand Parc ont sélectionné SRCI pour les accompagner à dématérialiser toute la chaine comptable en premier périmètre, puis de façon transversale à tous les métiers.
Grace à une feuille de route globale qui a fixé un schéma unique d’urbanisation de la dématérialisation, pour tous les processus métiers de la ville de Versailles ainsi que Versailles grand parc, plus de 80 000 documents par an sont dématerialisés de bout en bout (de la production à l’archivage en passant par la signature électronique puis la transmission aux tiers).
La montée en charge sur 3 ans a ainsi pu être efficacement pilotée par la Direction générale, complètement mobilisée sur ce projet structurant avec de nouvelles façon de travailler orientées vers le 0 papier et le gain de temps pour tous avec des solutions sécurisées.
Entre autres, les marchés publics, les bons de commandes, les factures, les PES, les délibérations, les décisions, les arrêtés RH, les contrats, les actes d’urbanismes, les courriers, les conventions de réservation de salles des maisons de quartier sont complètement dématérialisés à travers la suite iXBus.
Les actes et documents produits par les services métiers sont déposés manuellement unitairement ou en masse dans iXParapheur, ou bien encore récupérés par le bus de services iXBus connecté aux API ou Webservices des applications métiers puis ventilés dans les modules de la suite iXBus (iXParapheur, iXHelios, iXActes, iXCourrier, iXFacture, iXCapture) pour répondre aux exigences métiers. Validation et signature électronique à valeur probatoire, télétransmission vers la DGFIP et le MIAT récupération des factures depuis Chorus Portail Pro … et à la fin de chaque traitement les documents traités sont déposés dans une Ged transverse dont le lien URL est, d’une part, récupéré afin d’y accéder depuis iXBus, et d’autre part pour être injecté dans l’application métier permettant à l’utilisateur d’accéder à son document depuis son outil métier quotidien.
Nos solutions iXConvocation et iXFormulaire sont également utilisées par les collectivités respectivement pour gérer les convocations des élus aux assemblées et pour centraliser des demandes de nouveaux projets digitaux.
Cette démarche d’urbanisation de la dématérialisation a permis un déploiement progressif et rapide à l’ensemble des services des deux organisations, conciliant ainsi la cohérence, la fluidité, la facilité de mise en place de nouveaux processus et le confort des utilisateurs (gestionnaires et décideurs).
Nous remercions les équipes des services métiers et la DSIN de tout Versailles ainsi que tous les acteurs SRCI qui ont contribué au succès de ce beau projet depuis 2017.
