Tout comprendre sur la facture électronique et la facture dématérialisée
Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique obligatoire en France dès septembre 2026, de nombreuses entreprises s’interrogent : quelle est la différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée ? Ces deux notions, souvent confondues, ne recouvrent pas les mêmes réalités ni les mêmes obligations.
Pour s’y retrouver et anticiper les changements réglementaires à venir, il est essentiel de bien comprendre ces deux types de factures.
En résumé :
- Facture dématérialisée : PDF ou scan, souvent envoyée par e-mail, non conforme à la réforme 2026
- Facture électronique : fichier natif numérique, structuré (Factur-X, UBL, CII), conforme à la législation et traité via une plateforme agréée
Définitions fondamentales : dématérialisation vs électronique
La facture dématérialisée : une version numérique d’une facture papier
La facture dématérialisée correspond simplement à une facture papier numérisée (ex. : scan PDF) ou à un PDF non structuré envoyé par email. Elle ne suit aucune norme structurée et ne permet pas le traitement automatisé des données. Elle est transmise par voie électronique (email, portail client, etc.), mais n’intègre pas nécessairement de signature électronique, ni de piste d’audit fiable, ni de données structurées.
Bien qu’elle puisse avoir une valeur légale sous conditions (authenticité du document, preuve de réception, etc.), elle ne sera plus considérée comme conforme dans le cadre de la réforme à venir. Elle n’est pas compatible avec les formats exigés par la DGFiP et devra être abandonnée au profit de la facture électronique.
Exemple courant : une facture Word ou PDF envoyée par email au client est une facture dématérialisée.
La facture électronique : une facture native, structurée et réglementée
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue intégralement sous format électronique, dans un format structuré ou hybride (Factur-X, UBL ou CII). Elle répond à des critères stricts imposés par l’administration fiscale pour garantir sa valeur légale et fiscale.
Elle respecte notamment :
- Des formats standardisés permettant le traitement automatisé ;
- L’obligation d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité ;
- Un canal de transmission conforme (Plateforme Agréée, PPF) ;
- Un archivage électronique sécurisé.
À partir de la réforme de la facturation électronique obligatoire (septembre 2026), seules ces factures seront acceptées par l’administration pour les transactions interentreprises (B2B).
Exemple courant : une facture au format Factur-X ou UBL, émise via une plateforme agréée (PA) ou Chorus Pro, est une facture électronique.
Une distinction réglementaire cruciale pour 2026
À l’approche de la généralisation de la facturation électronique obligatoire entre 2026 et 2027 en France, cette distinction prend toute son importance.
Seules les factures électroniques structurées seront conformes à la future réglementation. Les factures dématérialisées “simples” (type PDF non signé) ne suffiront plus à répondre aux obligations légales de facturation entre assujettis à la TVA.
| Critères | Facture dématérialisée | Facture électronique |
|---|---|---|
| Formats | PDF, Word, Scan | XML, Factur-X, UBL, CII |
| Mode de création | Numérisation ou export PDF depuis un logiciel | Nativement numérique |
| Transmission | Par email ou autre canal libre | Via une Plateforme Agréée (PA) ou le Portail Public de Facturation (PPF) |
| Traitement automatisé | Non, nécessite un traitement manuel | Oui, lecture automatique par les systèmes (interopérabilité avec ERP, API…) |
| Valeur légale | Acceptée uniquement si certaines conditions sont remplies | Conforme à la réglementation fiscale et à la réforme 2026 |
| Archivage | Archivage simple (souvent non conforme aux normes de sécurité fiscale) | Archivage électronique à valeur probante obligatoire |
| Conformité réforme 2026 | ❌ Non conforme à terme | ✅ Obligatoire et conforme |
Les 3 voies autorisées par l’administration fiscale pour sécuriser une facture
L’administration fiscale française impose que toute facture émise ou reçue par une entreprise française respecte trois principes fondamentaux :
- Authenticité de l’origine : prouver l’identité de l’émetteur de la facture.
- Intégrité du contenu : garantir que le contenu de la facture n’a pas été modifié après émission.
- Lisibilité : permettre de lire facilement la facture, même longtemps après sa création.
Pour être conforme à la réglementation en vigueur, une facture doit respecter l’une des trois voies de sécurisation définies par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) :
1. La piste d’audit fiable (PAF)
La piste d’audit fiable est une méthode souple, souvent utilisée par les PME, pour démontrer que la facture est conforme et digne de confiance.
En quoi cela consiste ?
Il s’agit de documenter l’ensemble du processus de facturation, de la commande jusqu’au paiement. Cette documentation permet de prouver, en cas de contrôle, que la facture est authentique, intègre et lisible.
2. La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée repose sur l’apposition d’une signature électronique à chaque facture, à l’aide d’un certificat qualifié conforme au Règlement européen eIDAS.
En quoi cela consiste ?
La facture (souvent au format PDF) est signée électroniquement grâce à un certificat électronique délivré par un prestataire de services de confiance (PSCo). Ce certificat permet de prouver que la facture a bien été émise par l’entreprise, et qu’elle n’a pas été modifiée après sa signature.
3. L’EDI (Échange de Données Informatisé)
L’EDI est une méthode entièrement automatisée, largement utilisée par les grands groupes et les entreprises disposant de systèmes d’information performants.
En quoi cela consiste ?
Les factures sont générées et transmises automatiquement entre systèmes informatiques sous forme de fichiers structurés, dans des formats normalisés (EDIFACT, XML, etc.). L’intégrité des données est assurée par des accords EDI contractuels entre les parties.
⚠️ Les factures dématérialisées simples ne sont acceptées qu’avec une PAF solide, jusqu’en 2026.
Ensuite, seule la facture électronique structurée sera conforme pour les échanges B2B domestiques.
Les implications en matière de conservation et de conformité
Les deux types de factures doivent être conservés selon les règles légales (10 ans en France). Toutefois, les exigences en matière d’archivage électronique à valeur probante sont plus strictes pour les factures électroniques :
- Horodatage qualifié
- Archivage dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) conforme
- Garantie de l’intégrité et de la lisibilité dans le temps
Les factures dématérialisées simples n’offrent pas, par défaut, ces garanties.
Conclusion : une différence cruciale à ne pas sous-estimer
La distinction entre facture dématérialisée et facture électronique est bien plus qu’une question de vocabulaire : elle reflète une mutation profonde des obligations fiscales, techniques et organisationnelles.
La facture électronique est la seule méthode conforme aux exigences légales à venir. Contrairement à la facture dématérialisée, elle garantit un traitement sécurisé, structuré et automatisé des données. Les entreprises doivent dès maintenant anticiper la transition pour être prêtes à l’échéance de la réforme 2026.
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