À l’ère du numérique, la transformation des processus traditionnels vers des solutions dématérialisées est devenue une priorité pour les entreprises et les organismes publics cherchant à optimiser leurs opérations.
SRCI, avec sa solide expérience acquise depuis 1986, se positionne en acteur de 1er rang le développement de solutions innovantes d’échanges de documents par voie électronique sécurisée.
Qu’est-ce que la signature électronique qualifiée ?
La signature électronique qualifiée est le niveau le plus sécurisé de signatures électroniques. Conformément au règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) en vigueur dans l’Union Européenne, cette signature bénéficie d’une présomption de légalité et est reconnue comme équivalente à une signature manuscrite. Elle s’appuie sur un certificat qualifié et doit être créée par un dispositif de création de signature sécurisé.
Différences entre signature électronique simple, avancée et qualifiée
La signature électronique se décline en trois niveaux :
- Simple : vérifie l’identité du signataire à un niveau de base, adaptée pour les documents moins sensibles.
- Avancée : associe de manière unique la signature à l’identifiant du signataire et permet de détecter toute modification ultérieure du document.
- Signature Avancée avec Certificat Qualifié: Intègre toutes les fonctionnalités de la signature avancée avec en plus un certificat qualifié, renforçant ainsi la sécurité et la valeur légale du document signé.
Nouvelle Couverture à Compter de la Version 2024.2.0.0 (Disponible Avril 2024)
Avec la nouvelle mise à jour, iXParapheur inclura un quatrième niveau :
- Signature Qualifiée: En plus des niveaux existants, cette signature utilise un dispositif qualifié de création de signature électronique (QSCD) et nécessite une vérification de l’identité du signataire, soit physiquement soit à distance sous certaines conditions.
La signature qualifiée Eidas
Conformément aux exigences stipulées par le règlement européen eIDAS, la signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé de signatures électroniques. Elle est établie suivant un processus rigoureux :
Validation Préalable de l’Identité du Signataire: Avant toute procédure de signature, il est impératif que l’identité du signataire soit authentifiée de manière formelle et reconnue.
Utilisation d’un dispositif de création de Signature Électronique Qualifiée (QSCD): La clé de création de la signature est impérativement générée et sécurisée par un dispositif certifié conforme aux standards établis par eIDAS.
Vérification d’identité au moment de l’apposition de la signature: Cette étape cruciale peut s’effectuer en personne ou, dans le cas d’une procédure à distance, doit satisfaire à des critères stricts en faisant appel à un Prestataire de Vérification d’Identité à Distance (PVID) ainsi qu’à un QSCD
Les Avantages de la Signature Qualifiée SRCI
Sécurité et conformité légale
La signature qualifiée SRCI garantit une sécurité maximale lors des transactions, protégeant les documents contre les altérations et les fraudes. Elle assure également une conformité totale avec les régulations internationales, ce qui est crucial pour les opérations transfrontalières.
Efficacité opérationnelle : réduction du temps et des coûts
En intégrant la signature électronique qualifiée, les organisations peuvent réduire significativement le temps de traitement des documents. Cette efficacité accrue se traduit par une réduction des coûts opérationnels, car elle minimise les besoins en papier, en encre et en stockage physique.
Cas d’usage : exemples concrets d’application dans différentes industries
Les solutions de signature qualifiée SRCI trouvent leur utilité dans une multitude de contextes, tels que :
Secteur public : pour la signature de documents officiels et d’actes administratifs.
Santé : pour les consentements éclairés et les dossiers médicaux.
Finance : pour les contrats de prêts et autres transactions nécessitant une forte authenticité.
Immobilier : pour les transactions immobilières entre autres les actes notariés et les contrats VEFA.
Comment Implémenter la Solution de signature qualifiée dans iXParapheur
Signature à la volée: Collaboration avec notre partenaire Tiers de Confiance Yousign pour des signatures instantanées.
Signature Pades: iXParapheur prend en charge les format CADES, XADES et PADES. En revanche, pour la signature électronique qualifiée (SEQ) le PADES et le seul format de signature supporté, nécessitant l’usage d’un smartphone pour la vérification complète de l’identité.
Formation et support pour les utilisateurs
SRCI s’engage à fournir une formation approfondie aux utilisateurs et un support continu pour faciliter l’adoption des nouvelles fonctionnalités de signature électronique dans iXParapheur.
iXSAE : La solution d’archivage numérique issue de la collaboration entre SRCI et Spark Archives
SRCI, expert dans l’édition de solutions de dématérialisation de documents et de processus s’associe à l’éditeur français reconnu de solutions d’archivage électronique : Spark Archives.
Leur alliance donne naissance à : iXSae commercialisé depuis le 1er janvier 2024 par SRCI. Ce service, vient compléter la suite iXBus chez SRCI qui, comme les autres modules, promet un mélange entre efficacité, innovation et sécurité dans le domaine de la gestion documentaire.
La conservation, la pérennité et la sécurité des documents sont des enjeux majeurs pour l’ensemble des organisations de toute taille et de tout secteur d’activité. La connectabilité entre les différentes applications au sein d’une entreprise est un pilier de son bon fonctionnement. Avec iXSae les clients vont pouvoir déposer à moyen-long terme les documents sensibles de leur société. La valeur probatoire de ces documents est certifiée par la technologie Spark Archives conforme à de nombreuses normes.
Deux ADN communs autour de la gestion documentaire
La synergie entre SRCI et Spark Archives permet d’offrir des solutions de gestion documentaire et d’archivage numérique adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise du secteur privé comme public. Leur collaboration repose sur l’utilisation de technologies avancées pour automatiser et optimiser le processus de gestion des documents, ce qui se traduit par un gain de temps considérable et une réduction des coûts pour les entreprises.
Par ailleurs, la logique du partenariat a été flagrante par le nombre de références communes.
« Je suis très satisfait pour nos clients. Nous avons enfin trouvé le partenaire idéal pour compléter notre solution de dématérialisation de la Suite iXBus avec la solution iXSAE.
Spark Archives coche toutes les cases des besoins métiers et techniques exprimés par nos clients en matière d’Archivage Electronique Légal.
Ce partenariat nous permet d’accompagner encore plus loin nos clients dans leurs projets de dématérialisation. »Allaa SIAM, Directeur Général SRCI
« IXSae, est le résultat d’une collaboration pragmatique, nos clients ont un besoin, on apporte une réponse.
Avec SRCI, nous offrons une approche unifiée et simplifiée de la dématérialisation, permettant à toute organisation de bénéficier de technologies françaises sécurisées.»
Valérie DESJARDINS, Directrice générale de SPARK ARCHIVES
Sécurité et Conformité : l’enjeu de toute organisation
Spark Archives et SRCI reconnaissent l’importance cruciale de la sécurité et de la conformité dans l’archivage des documents numériques. Des discussions approfondies mettent en lumière les exigences légales et réglementaires, ainsi que les stratégies adoptées pour garantir la sécurité des données et la conformité aux normes en vigueur. Leur approche assure non seulement la sécurité des données, mais aussi leur conformité avec les normes légales et contraintes réglementaires comme : RGPD, HDS, SIAF, NF Z42 013 et NF 461 Tiers Archiveur en vigueur, réduisant ainsi les risques juridiques pour les entreprises.
Mesures adoptées
Les deux éditeurs mettent en place des mesures rigoureuses pour assurer la sécurité des documents tout au long de leur cycle de vie, garantissant ainsi la conformité avec les exigences légales. Cette approche proactive permet aux entreprises de bénéficier d’une tranquillité d’esprit totale concernant la confidentialité et l’intégrité de leurs documents.
Pour plus d’informations et pour explorer comment ces solutions peuvent bénéficier à votre entreprise, contactez-nous dès aujourd’hui.
À propos de SRCI Solutions
SRCI propose des solutions de dématérialisation des flux et des processus pour optimiser, automatiser et sécuriser tous les échanges documentaires. Notre savoir-faire en développement, intégration et hébergement de solutions de dématérialisation, nous positionne comme votre partenaire incontournable de la gestion documentaire, comme déjà plus de 8 000 clients en France. Pour plus d’informations : https://solutions.srci.fr/
À propos de Spark Archives
Spark Archives est Editeur & Intégrateur d’un Système d’Archives Electroniques (SAE). Son produit permet la gestion et la gouvernance des archives papiers et/ou électroniques, en somme, les archives dites hybrides. Également tiers archiveur de confiance, sa solution respecte à la fois les normes OAIS et les pratiques du record management, et en particulier les exigences de la norme NFZ42-013 en matière de SAE (SAE Spark Archives certifié NF 461) et NFZ42-026 en matière de numérisation fidèle et de copie fiable. En lien avec le numérique responsable, Spark Archives étend son périmètre avec des solutions de conseil autour de son domaine d’activité. Spark Archives est une société de Klee Group. Plus d’informations sur www.spark-archives.com.
À propos de Klee Group
Créateur de solutions digitales métier, Klee Group accompagne ses Clients dans leur transformation à travers ses activités de consulting, digital intégration, application management et produits. Agiles & innovants, les 800 talents Klee Group imaginent et co-construisent des solutions métier créatrices de valeur. Klee réalise 114 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2022. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.kleegroup.com
Une Solution d’Archivage Electronique qui s’appuie sur le service Spark Archives Tiers Archiveur Electronique (TAE) certifié NF 461.
Ces dernières années, les enjeux autour de la dématérialisation se sont multipliés :
- 2017 : dématérialisation de la chaîne comptable en 2017
- 2018 : dématérialisation des marchés publics
- 2020 : confinements à suivre obligeant les organisations à réinventer leur façon de collaborer
- 2021 : dématérialisation des actes d’urbanisme
- Horizon 2026 : Généralisation de la facture électronique
30 ans d’expertise en dématérialisation chez SRCI Solutions
Depuis 30 ans, SRCI Solutions propose des solutions de dématérialisation des flux pour répondre aux besoins de ses clients : Factures électroniques, échanges EDI, parapheur électronique, générateur de formulaire électronique, envoi de courrier sécurisé avec AR, convocations officielles aux assemblées et également Tiers de télétransmission homologué par les ministères de l’intérieur et des finances.
La suite iXBus apporte des réponses à chaque cas de figure. Des documents engageants signés dans iXParapheur, échange et traitement des factures électroniques avec iXFacture, des flux public et administratifs vers de hautes instances publiques avec TDT iXHelios ou via le TDT iXActes.
Spark Archives et SRCI Solutions: Une synergie pour l’archivage électronique
Garantir la pérennité et la valeur probante des documents sensibles est un enjeu majeur pour nos clients face aux cybermenaces et règles de conformité évolutives. IXSae permet à l’utilisateur de suivre son flux de son dépôt jusqu’à son archivage.
iXSae: La réponse aux enjeux de la conservation documentaire
La suite iXBus permet une gouvernance documentaire unifiée et optimisée pour toute organisation privée ou publique. Après plus de 4 années de recherche d’un partenariat fort permettant l’intégration d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) au sein de la suite iXBus, Spark Archives a été un coup de cœur.
Nos solutions ont déjà convaincu de belles références de toutes tailles et de tout secteurs d’activités : PME, ETI, Université et grandes écoles, CHU, bailleurs sociaux et promoteurs immobiliers, Institutions et organismes étatiques, collectivités territoriales – Communes, Communauté d’agglomération, Métropoles, Départements, Régions-, SDIS, CDG, GIP, SIEL, … etc.
iXSae et le traitement intelligent des documents
Les solutions iXBus permettent aux clients de SRCI de catégoriser les natures de documents selon une typologie totalement personnalisable en fonction de leurs besoins et de leur organisation. Cette typologie et les métadonnées métiers associées aux natures de document intéressent tout particulièrement les archivistes qui peuvent s’appuyer dessus pour faire le lien avec leur plan de classement archivistique.
Intégration et automatisation dans l’archivage électronique
iXSAE permet aux responsables des archives de canaliser tout le flux documentaire électronique qui passe dans iXBus vers leur solution d’archivage électronique, garantissant ainsi la pérennité et l’intégrité des documents.
Cerise sur le gâteau : iXSae permet de faire la correspondance entre les natures de documents traitées dans les solutions de la suite iXBus et le tableau de gestion géré dans le SAE, automatisant ainsi le dépôt sécurisé des documents à valeur probatoire ou réglementaire. Cela permet de réaliser le versement des archives au fil de l’eau, en cohérence avec le référentiel de conservation de l’organisation.
Le versement s’effectue en back-office : un soin particulier a été apporté à l’expérience utilisateur. Ce dernier n’a rien à faire, et l’archiviste, une fois le mapping paramétré, n’a plus qu’à superviser son fonds documentaire dans le SAE.
L’Importance du plan de classement dans iXSae
Le module propose un plan de classement standard du SAE, adapté au secteur d’activité du client. Après étude, s’il est impératif de reprendre le plan de classement existant, le module est adaptable au contexte.
Conformité RGPD et gestion des données
A l’heure où la production documentaire numérique augmente de façon significative, les questions du sort final et de la communicabilité sont surveillées de près par la CNIL.
Le versement automatisé, dès la validation ou signature du document, vers un plan de classement correctement paramétré permet de respecter le règlement RGPD, les caractères à données personnelles sont alors protégés.
Ainsi l’automatisation de la destruction des documents en accord avec les règles archivistiques permettra à l’organisation d’assurer une gestion fiable de la conservation des données personnelles, notamment celles qui figurent dans les documents archivés.
iXSae: Archiver légalement les documents en toute simplicité
Par ailleurs, si les services juridiques de nos clients sont sollicités pour fournir, lors d’un litige, les justificatifs d’une télétransmission d’un acte à la préfecture, d’une facture électronique ou d’un document officiel signé électroniquement… iXSae est en mesure de les produire. En effet, le SAE trace les documents jusqu’à leur fin de vie. Des documents de preuve peuvent donc être délivrés, assurant la sérénité à nos clients.
Conserver son historique en toute conformité devient alors très simple.
SRCI & SPARK ARCHIVES
A propos de SRCI
Créée en 1986, SRCI, filiale du groupe Salvia Développement, opère dans le développement de solutions innovantes d’échanges de documents par voie électronique sécurisée, au service des organismes publics et des entreprises.
Les solutions de dématérialisation déployées permettent la circulation de tous types de documents entre plusieurs partenaires afin d’optimiser, automatiser et sécuriser les échanges documentaires.
