Comment réaliser une facture électronique conforme ?

Facture electronique conforme

La réforme de la facturation électronique s’impose comme un tournant majeur pour toutes les entreprises françaises. À partir du 1er septembre 2026, la réception de factures électroniques devient obligatoire pour toutes les structures, et l’émission concernera progressivement chaque typologie d’entreprise (grandes entreprises et ETI dès 2026, PME et micro-entreprises à partir de septembre 2027).

Comprendre comment réaliser une facture électronique conforme, anticiper les enjeux de la réforme et choisir la meilleure solution sont donc essentiels pour rester compétitif… et en toute légalité.

Sommaire

Comprendre la réforme de la facturation électronique

Pourquoi cette réforme ?

L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA, simplifier la vie administrative des entreprises, accélérer les remboursements, fiabiliser les échanges comptables et automatiser la transmission des données à l’administration fiscale.

Les dates clés :

  • 1er septembre 2026 : Obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
  • 1er septembre 2026 : Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et ETI.
  • 1er septembre 2027 : Obligation d’émettre pour les PME et micro-entreprises

Qu’est-ce qu’une facture électronique conforme ?

Une véritable facture électronique ne se résume pas à un PDF envoyé par email.
Elle doit respecter trois exigences fondamentales, selon l’article 289 du Code général des impôts :

  • Authenticité de l’émetteur : signature électronique et système sécurisé.
  • Intégrité du contenu : la facture ne doit pas pouvoir être modifiée après émission.
  • Lisibilité : facile à lire pour l’homme comme pour la machine (notamment par l’administration fiscale).

Comment créer une facture électronique conforme ?

Créer une facture électronique conforme implique de respecter plusieurs exigences légales, techniques et fiscales définies par la réforme de la facturation électronique obligatoire. Pour être reconnue comme valide par l’administration, une facture doit répondre à trois grands critères de conformité : le format, le contenu, et le mode de transmission.

1. Choisir un format structuré ou mixte reconnu

Une facture électronique conforme doit être émise dans l’un des trois formats réglementaires :

  • Factur-X (format mixte lisible et structuré)
  • UBL (Universal Business Language)
  • CII (Cross Industry Invoice)

Ces formats garantissent l’interopérabilité des données et permettent leur traitement automatisé par les plateformes ou logiciels.

2. Intégrer les mentions obligatoires

  • Dates (facture et livraison)
  • Coordonnées de l’émetteur et du client (adresse, SIREN…)
  • Montants hors taxes, TTC, taux et montant de TVA
  • Désignation précise des produits/services
  • Numéro unique de facture, conditions de paiement, mentions particulières (ex : autoliquidation, mentions anti-fraude, etc.).

Différence entre factures électronique et facture dématérialisé

La facture dématérialisée est simplement une version numérique d’une facture papier (comme un PDF envoyé par email), tandis que la facture électronique respecte un format structuré normé, lisible par les systèmes informatiques et conforme aux exigences fiscales. Si toutes les factures électroniques sont dématérialisées, l’inverse n’est pas vrai ! Cette distinction devient essentielle avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire.

Les avantages et opportunités de la facturation électronique

  • Gain de temps et automatisation des processus comptables.
  • Sécurisation des échanges et des paiements.
  • Réduction des coûts (papier, traitement manuel, relances).
  • Conformité fiscale automatique et simplifiée.
  • Accélération des paiements et meilleur suivi de la trésorerie

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Comment émettre une facture électronique conforme ?

Dès l’entrée en vigueur de la réforme en septembre 2026, les entreprises ne pourront plus transmettre leurs factures électroniques directement entre elles. Tous les échanges devront obligatoirement transiter par des plateformes de dématérialisation agréées.

Zoom sur Les différents types de plateforme 

Les Plateformes Agréées (PA)

Les Plateformes Agréées sont des opérateurs privés certifiés par la DGFiP, capables de gérer l’ensemble du cycle de vie des factures électroniques. Elles assurent l’émission, la réception, le traitement et la transmission sécurisée des données de facturation vers l’administration. Grâce à leur intégration ERP, leur capacité d’archivage électronique à valeur probante et leur interopérabilité avec les autres plateformes, les PA sont idéales pour les entreprises ayant un fort volume de factures ou souhaitant automatiser leurs processus via des API ou des workflows métiers personnalisés.

Les Solutions de Comptabilité (SC)

Les Solutions de Comptabilité désignent les logiciels comptables, ERP ou plateformes de facturation utilisés quotidiennement par les entreprises pour générer des factures électroniques conformes. Bien qu’elles ne puissent pas transmettre directement les données à la DGFiP, elles permettent l’envoi via une PA ou le PPF. Intuitives et intégrées dans l’environnement logiciel des entreprises, les SC offrent une solution pratique et accessible pour se conformer à la réforme, notamment pour les petites structures cherchant à digitaliser sans bouleverser leurs habitudes.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est la plateforme centrale mise en place par l’État pour accompagner les entreprises dans la transition vers la facturation électronique obligatoire. Géré par l’AIFE, il permet de recevoir et d’émettre des factures électroniques dans les formats réglementaires (Factur-X, UBL, CII), de collecter les données de e-reporting et de gérer l’annuaire des entreprises.

Retrouvez notre article complet sur les différents types de plateformes 

FAQ : créer une facture électronique conforme

Une facture électronique conforme est une facture émise dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII), transmise via une plateforme agréée ou le Portail Public de Facturation (PPF), et contenant toutes les mentions légales exigées par l’administration fiscale.

La réforme impose trois formats structurés pour garantir l’interopérabilité des données : Factur-X, UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice).
Seuls ces formats sont considérés comme conformes à partir de septembre 2026.

Pour qu’une facture électronique soit conforme, plusieurs mentions légales obligatoires doivent impérativement figurer sur le document :

  • Nom et adresse des parties,
  • numéro SIREN,
  • numéro de facture,
  • Date d’émission,
  • Description des biens ou services,
  • montant HT,
  • Taux et montant de TVA,
  • Montant TTC,
  • Conditions de paiement,
  • Numéro de TVA intracommunautaire si applicable.

L’absence de ces informations peut entraîner un rejet de la facture ou des sanctions lors d’un contrôle fiscal.

La facture doit être transmise via une Plateforme Agréée (PA) certifiée par la DGFiP, ou via le Portail Public de Facturation (PPF). Les solutions de comptabilité (ERP ou logiciels métiers) devront être connectées à l’un de ces intermédiaires.

Non. À partir de septembre 2026, un simple PDF n’est plus considéré comme une facture électronique conforme. Il devra obligatoirement être accompagné d’un fichier structuré ou généré dans un format normé reconnu par l’administration fiscale.

L’administration prévoit des amendes en cas de non-respect des obligations : jusqu’à 15 € par facture non transmise ou non conforme, avec un plafond global. Il est donc essentiel d’anticiper la mise en conformité avant l’échéance de 2026.

Pour garantir la sécurité et l’authenticité de vos factures électroniques, il faut respecter trois piliers fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des documents tout au long de leur cycle de vie.

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