La Région Centre-Val de Loire simplifie et fiabilise la gestion de ses contrats de travail grâce à Civil Net RH, iXBus et iXParapheur, en automatisant l’édition, la signature électronique et le contrôle de légalité.

Contexte : un besoin de modernisation de la gestion RH

La Région Centre-Val de Loire gérait auparavant les contrats de travail des agents des lycées sur support papier, un processus chronophage, source de délais et de risques d’erreurs dans la circulation des documents entre les services.

Avec plus de 470 contrats gérés en 2024 et 720 prévus au 1er juillet 2025, la collectivité souhaitait moderniser et dématérialiser l’intégralité du processus de gestion des contrats de travail pour gagner en efficacité, sécuriser ses données et réduire les délais de traitement.

Solution : une chaîne de traitement RH 100% dématérialisée

Une gestion des contrats de travail plus fluide et sécurisée

La dématérialisation des contrats de travail est devenue une nécessité pour les collectivités souhaitant optimiser leurs processus RH tout en garantissant la conformité légale. Grâce à l’interface entre Civil Net RH et iXBus, la Région Centre-Val de Loire a pu franchir ce cap avec succès, en dématérialisant de manière complète et fiable la gestion des contrats des agents des lycées, tout en réduisant les délais de traitement.

Génération et signature électronique des contrats de travail

Les contrats de travail sont désormais édités depuis des modèles standardisés sous Civil Net RH, garantissant l’uniformité et la conformité des documents générés. Ces contrats sont automatiquement transmis dans le module iXParapheur, où ils sont visés puis signés électroniquement par les deux parties : l’employeur et le candidat via web-signature.

Ce processus assure non seulement un gain de temps significatif mais aussi la sécurisation des signatures, tout en préservant la valeur probante des documents.

Réintégration automatique dans Civil Net RH

Après signature, les contrats sont automatiquement réintégrés dans l’application Civil Net RH, permettant aux équipes RH de conserver une traçabilité complète sans manipulation manuelle de fichiers. Cette automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs tout en facilitant les contrôles ultérieurs.

Transmission au contrôle de légalité avec iXActes

L’un des points forts de cette mise en place est le transfert automatisé au contrôle de légalité via le module iXActes. Une fois les contrats signés, ils sont directement envoyés à la préfecture, qui renvoie un fichier tamponné intégré automatiquement dans Civil Net RH. Ce circuit sécurisé garantit le respect des obligations réglementaires tout en fluidifiant les échanges avec les services préfectoraux.

Un processus de recrutement optimisé

Le processus de web-signature pour les candidats est facilité grâce à la récupération de l’email lors de la création d’un compte personnel obligatoire pour postuler. Cette étape permet de disposer directement des coordonnées nécessaires pour l’envoi des contrats à signer, réduisant ainsi les délais entre la validation du recrutement et la finalisation administrative du dossier.