Retour d’expérience – Université de Toulouse

Engagée dans une démarche de digitalisation depuis plusieurs années, l’Université de Toulouse a franchi une étape décisive en 2021 avec la mise en place de la signature électronique qualifiée pour la gestion de ses contrats publics.
Retour sur une transformation numérique réussie, facilitée par l’intégration d’un parapheur électronique adapté aux enjeux du secteur public.

Une volonté claire de moderniser les processus administratifs

Face à la complexité croissante des procédures administratives et au besoin d’efficacité, l’Université de Toulouse a choisi de dématérialiser ses contrats de marchés publics. Cette initiative, lancée en 2021, visait à sécuriser les processus de validation, tout en simplifiant le quotidien des équipes opérationnelles et décisionnaires.

Grâce à l’adoption de la signature électronique qualifiée, l’université a pu fiabiliser l’ensemble de la chaîne d’approbation, tout en garantissant la conformité avec les exigences réglementaires du secteur public.

Des usages étendus à différents types de documents

Au-delà des marchés publics, l’Université de Toulouse a rapidement élargi l’utilisation du parapheur électronique à d’autres types de documents à fort enjeu :

• Conventions internationales
• Contrats d’apprentissage
• Accords nationaux et internationaux

Cette diversification montre la flexibilité et la robustesse de la solution mise en place, capable de répondre à une grande variété de cas d’usage tout en assurant un haut niveau de sécurité.

Des résultats concrets : gain de temps, sécurité et collaboration à distance

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 2 500 dossiers traités chaque année, 140 utilisateurs actifs dont 20 référents fonctionnels formés à la solution.

Parmi les bénéfices mis en avant :

• ✅ Sécurisation de la chaîne d’approbation : chaque étape est tracée, validée et encadrée juridiquement.
• ✅ Travail collaboratif à distance : un véritable atout en période de télétravail ou pour les acteurs géographiquement dispersés.
• ✅ Accélération des délais de traitement : plus besoin d’imprimer, parapher, scanner, envoyer… tout se fait en quelques clics.
• ✅ Solution adaptée au secteur public : une couverture fonctionnelle complète, pensée pour répondre aux besoins spécifiques des collectivités et institutions publiques.
• ✅ Un support réactif : l’accompagnement client est souligné comme un vrai facteur de succès dans le déploiement et l’adoption.

Un témoignage inspirant pour les établissements publics

L’expérience de l’Université de Toulouse illustre parfaitement comment une solution de signature électronique bien pensée peut transformer les pratiques administratives au sein du secteur public. Sécurité, conformité, efficacité : autant d’enjeux auxquels SRCI apporte une réponse concrète à travers ses solutions de dématérialisation.