SAE : la clé d’un archivage numérique sécurisé,
conforme et durable pour vos documents

SAE - Système d'archivage numérique

La gestion documentaire ne se limite plus à la simple conservation des documents papier. Les entreprises et administrations doivent désormais garantir la conservation sécurisée de leurs documents numériques, tout en assurant leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité sur le long terme.

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) s’impose aujourd’hui comme une solution incontournable pour répondre à ces exigences.

Sommaire

Définition du SAE

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution logicielle ou un service en mode SaaS conçu pour archiver les documents électroniques de manière pérenne, sécurisée et conforme aux exigences légales.

Contrairement à une simple gestion électronique de documents (GED), le SAE se concentre sur la conservation à valeur probante des documents, en assurant leur intégrité, leur traçabilité et leur authenticité tout au long de leur cycle de vie.​

Les enjeux de l’archivage numérique

  • Garantir la valeur légale des documents

    Check Check

    L’archivage numérique vise à préserver la valeur juridique des documents électroniques. Pour cela, le SAE met en œuvre des mécanismes tels que l’horodatage, la signature électronique et le scellement numérique, assurant que les documents archivés n’ont pas été altérés depuis leur dépôt.​

  • Les documents doivent être conservés pendant des durées légales spécifiques, variant selon leur nature (comptables, administratifs, RH, etc.). Le SAE garantit la conservation des documents sur le long terme, en s’adaptant aux évolutions technologiques et en assurant la lisibilité des fichiers au fil du temps.​

    Back-in-time Back-in-time

    Assurer la pérennité des informations

  • Optimiser la gestion documentaire

    En centralisant l’ensemble des documents au sein d’un coffre-fort numérique, le SAE facilite la gestion des archives, l’indexation, la recherche et la restitution des documents, tout en assurant leur sécurisation et leur confidentialité.​

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Archivage numérique et dématérialisation

Le SAE est un maillon clé dans toute stratégie de dématérialisation. Il permet non seulement de conserver les documents dématérialisés, mais aussi de numériser les documents physiques (papier) et de les archiver sous forme électronique avec la même valeur juridique que l’original.

La numérisation fidèle, encadrée par la norme NF Z42-026, permet de procéder à l’archivage de documents papier, tout en garantissant leur intégrité. On parle alors de copie électronique fiable ou de document numérique à valeur probante.

L’importance de la politique d’archivage

Mettre en place un SAE performant implique aussi de définir une politique d’archivage claire, encadrant :

  • Les types de documents à archiver
  • Les durées de conservation
  • Les règles d’accès aux archives
  • Les formats d’archivage
  • Le référentiel documentaire (plans de classement, métadonnées)

Cette politique doit être établie en collaboration avec les archivistes, les services informatiques et les directions métiers, dans le respect du cadre juridique (Code du patrimoine, normes AFNOR, RGPD…).

Les avantages d’un SAE pour les entreprises

  • Réduction des coûts de stockage physique
  • Sécurisation des documents sensibles
  • Conformité avec la législation
  • Amélioration du traitement documentaire
  • Facilité d’accès et de recherche des archives
  • Fiabilité en cas de sinistre ou de litige

Le SAE s’adresse à tous les secteurs : entreprises privées, administrations, établissements publics, collectivités territoriales, hôpitaux, etc. Il s’adapte aux exigences de conservation des archives de l’entreprise, mais aussi aux archives publiques selon les directives des Archives de France ou du programme VITAM.

Cas d’usage concrets du SAE

Archivage des factures électroniques

Avec la généralisation de la facturation électronique, notamment via la réforme française 2024-2026, les entreprises sont tenues de conserver les originaux électroniques de leurs factures dans un système sécurisé. Le SAE assure cette conservation légale, garantissant la valeur juridique des pièces et leur accessibilité en cas de contrôle fiscal.

Découvrez notre article sur la réforme de la la facturation électronique

Archivage RH

Les bulletins de paie numérisés, contrats de travail ou avenants doivent être conservés à valeur probante pendant plusieurs années. Le SAE répond parfaitement à cette exigence, notamment lorsqu’il est couplé à une solution de gestion RH ou à un logiciel de GED.

Dossiers juridiques et marchés publics

Les documents relatifs aux marchés publics, procès-verbaux d’assemblée ou contrats clients/fournisseurs doivent être archivés de manière probante. Le SAE assure leur classement, leur stockage électronique et leur restitution en cas de contentieux ou de besoin légal.

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Les bénéfices clés d’un SAE comme iXSae​

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) tel que notre solution iXSAE offre de nombreux avantages stratégiques et opérationnels pour les entreprises et les collectivités. Cette solution est conçue pour garantir la conformité réglementaire, la sécurité des données et l’efficacité des processus documentaires.

Sécurité, intégrité et valeur probante

Le SAE iXSAE assure la conservation sécurisée des documents en garantissant leur intégrité et leur authenticité grâce à des mécanismes tels que le scellement numérique, l’horodatage et le calcul d’empreinte. Ces fonctionnalités sont essentielles pour préserver la valeur probante des documents, notamment dans le cadre de litiges ou de contrôles réglementaires. De plus, la solution est conforme aux normes telles que NF Z42-013 et ISO 14641, assurant ainsi une conservation fiable et pérenne des documents électroniques.

Conformité réglementaire et légale

iXSAE est conçu pour répondre aux exigences légales en matière d’archivage électronique, notamment celles liées au RGPD et à la conservation des archives publiques. En s’appuyant sur des référentiels archivistiques tels que le modèle OAIS, la solution garantit une gestion conforme des documents tout au long de leur cycle de vie. Cela permet aux organisations de se prémunir contre les risques juridiques liés à la non-conformité.

Efficacité opérationnelle et productivité

L’intégration d’un SAE comme iXSAE permet de centraliser et d’automatiser la gestion des documents, réduisant ainsi les temps de recherche et les erreurs liées à la manipulation manuelle. Les fonctionnalités de recherche avancée et de classement facilitent l’accès rapide aux informations, améliorant la productivité des équipes et la réactivité de l’organisation.​

Réduction des coûts et impact environnemental

En dématérialisant les documents, iXSAE contribue à réduire les coûts liés à l’impression, au stockage physique et à la gestion des archives papier. Cette approche favorise également une démarche écoresponsable en diminuant la consommation de papier et l’empreinte carbone de l’organisation.​

Accessibilité et interopérabilité

La solution iXSAE offre une interface unique et sécurisée pour accéder aux documents archivés, facilitant ainsi le travail collaboratif et l’accès à distance. De plus, sa compatibilité avec d’autres systèmes d’information et sa capacité à s’intégrer dans des environnements existants assurent une interopérabilité optimale.

Un système d’archivage numérique (SAE) est bien plus qu’un simple outil de stockage de documents. Il s’agit d’une solution stratégique permettant de protéger, valoriser et sécuriser le patrimoine documentaire de votre organisation, dans le respect des règles d’archivage et de la législation en vigueur.

Qu’il s’agisse d’archiver des documents numériques nativement créés ou de dématérialiser les documents papier, iXSae vous offre une solution durable, légale et intelligente, adaptée aux défis actuels de la gestion de contenu.

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