Dématérialisation des documents :
un levier de performance pour les RH

Dématerialisation documents rh

Dans un contexte où la digitalisation des entreprises s’accélère, la dématérialisation des documents RH s’impose comme un levier de performance incontournable. Au-delà d’une simple transformation des formats papier en fichiers numériques, elle révolutionne les pratiques internes et fluidifie les interactions entre les services.

L’exemple du Pôle Immobilier du Groupe TSS illustre parfaitement les bénéfices d’un tel changement, grâce à l’adoption des solutions iXFormulaire et iXParapheur proposées par iXBus.


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Sommaire

La dématérialisation RH : une évolution stratégique

Les Ressources Humaines gèrent des volumes conséquents de documents sensibles : contrats de travail, avenants, fiches de poste, procédures d’entrée et de sortie des collaborateurs, etc. La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation de ces documents ; elle consiste à intégrer des solutions digitales permettant d’automatiser et de sécuriser les workflows RH.

Objectifs principaux :

  • Réduire les délais de traitement
  • Assurer la traçabilité des actions
  • Garantir la conformité réglementaire
  • Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée
  • Renforcer la collaboration interservices

Le cas du Pôle Immobilier du Groupe TSS : professionnalisation et fluidité des processus

Le Pôle Immobilier du Groupe TSS a franchi ce cap stratégique en s’appuyant sur la solution iXBus, combinant iXFormulaire et iXParapheur. Le service RH gère désormais de manière 100% dématérialisée l’ensemble du processus des entrées et sorties des collaborateurs.

iXFormulaire : la saisie intelligente des données

L’outil permet au gestionnaire RH de remplir un formulaire digitalisé regroupant l’ensemble des informations nécessaires à l’onboarding ou au départ d’un collaborateur. Ce premier niveau de collecte garantit la qualité des données et évite les ressaisies inutiles.

iXParapheur : un circuit de validation sécurisé et tracé

Une fois le formulaire saisi, iXParapheur prend le relais en générant une fiche qui circule dans un parcours de validation impliquant tous les acteurs concernés :

  • Ressources Humaines
  • Manager du collaborateur
  • Moyens Généraux
  • DSI
  • Direction Financière

Chaque service peut visualiser l’état d’avancement, modifier ou enrichir les informations et valider sa partie. Le processus devient fluide, sécurisé et parfaitement tracé.

« Cet outil avec son environnement ergonomique et intuitif nous facilite la gestion et le suivi de nos entrées/sorties et a professionnalisé notre processus d’accueil de nouveaux collaborateurs notamment en améliorant davantage notre communication entre les différents services. Le gain de temps et d’énergie sont très appréciés par tous. »

Hugo ALIX, Directeur des Ressources Humaines du Pôle Immobilier du Groupe TSS

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Dématérialiser, un choix stratégique pour les RH d’aujourd’hui et de demain

L’exemple du Groupe TSS démontre qu’adopter une solution de dématérialisation RH ne relève plus du confort, mais d’un choix stratégique :

  • Optimisation des process
  • Sécurisation des flux d’informations
  • Amélioration des conditions de travail des équipes RH
  • Meilleure expérience collaborateur

Les entreprises qui amorcent cette transformation se dotent d’un véritable avantage concurrentiel dans la gestion de leur capital humain.

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Les bénéfices concrets pour le service RH et l’entreprise

  • Visibilité et traçabilité accrues

    Search Search

    Chaque étape est enregistrée et horodatée, assurant un suivi en temps réel et une visibilité totale sur l’avancement du dossier.

  • Les notifications, alertes et relances automatiques accélèrent le processus. Fini les allers-retours par email ou les documents perdus.

    Back-in-time Back-in-time

    Gain de temps et réduction des délais

  • Renforcement de la collaboration interservices

    Users Users

    Le workflow digital implique tous les services concernés, favorisant la communication et la réactivité des équipes.

  • L’hébergement sécurisé des données et la traçabilité des actions permettent de répondre aux exigences de conformité, notamment en matière de RGPD.

    Lock Lock

    Sécurisation des données et conformité RGPD

  • Amélioration de l’expérience collaborateur

    En professionnalisant l’onboarding, l’entreprise renforce son image employeur et offre un meilleur accueil aux nouveaux arrivants

La généralisation de la facturation électronique représente une opportunité pour les entreprises d’améliorer leur efficacité opérationnelle, de sécuriser leurs transactions et de contribuer à la modernisation de l’économie française.

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