Dématérialisation des documents :
un levier de performance pour les RH
Dans un contexte où la digitalisation des entreprises s’accélère, la dématérialisation des documents RH s’impose comme un levier de performance incontournable. Au-delà d’une simple transformation des formats papier en fichiers numériques, elle révolutionne les pratiques internes et fluidifie les interactions entre les services.
L’exemple du Pôle Immobilier du Groupe TSS illustre parfaitement les bénéfices d’un tel changement, grâce à l’adoption des solutions iXFormulaire et iXParapheur proposées par iXBus.
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La dématérialisation RH : une évolution stratégique
Les Ressources Humaines gèrent des volumes conséquents de documents sensibles : contrats de travail, avenants, fiches de poste, procédures d’entrée et de sortie des collaborateurs, etc. La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation de ces documents ; elle consiste à intégrer des solutions digitales permettant d’automatiser et de sécuriser les workflows RH.
Objectifs principaux :
- Réduire les délais de traitement
- Assurer la traçabilité des actions
- Garantir la conformité réglementaire
- Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée
- Renforcer la collaboration interservices
Le cas du Pôle Immobilier du Groupe TSS : professionnalisation et fluidité des processus
Le Pôle Immobilier du Groupe TSS a franchi ce cap stratégique en s’appuyant sur la solution iXBus, combinant iXFormulaire et iXParapheur. Le service RH gère désormais de manière 100% dématérialisée l’ensemble du processus des entrées et sorties des collaborateurs.
iXFormulaire : la saisie intelligente des données
L’outil permet au gestionnaire RH de remplir un formulaire digitalisé regroupant l’ensemble des informations nécessaires à l’onboarding ou au départ d’un collaborateur. Ce premier niveau de collecte garantit la qualité des données et évite les ressaisies inutiles.
iXParapheur : un circuit de validation sécurisé et tracé
Une fois le formulaire saisi, iXParapheur prend le relais en générant une fiche qui circule dans un parcours de validation impliquant tous les acteurs concernés :
- Ressources Humaines
- Manager du collaborateur
- Moyens Généraux
- DSI
- Direction Financière
Chaque service peut visualiser l’état d’avancement, modifier ou enrichir les informations et valider sa partie. Le processus devient fluide, sécurisé et parfaitement tracé.
« Cet outil avec son environnement ergonomique et intuitif nous facilite la gestion et le suivi de nos entrées/sorties et a professionnalisé notre processus d’accueil de nouveaux collaborateurs notamment en améliorant davantage notre communication entre les différents services. Le gain de temps et d’énergie sont très appréciés par tous. »
Hugo ALIX, Directeur des Ressources Humaines du Pôle Immobilier du Groupe TSS
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Dématérialiser, un choix stratégique pour les RH d’aujourd’hui et de demain
L’exemple du Groupe TSS démontre qu’adopter une solution de dématérialisation RH ne relève plus du confort, mais d’un choix stratégique :
- Optimisation des process
- Sécurisation des flux d’informations
- Amélioration des conditions de travail des équipes RH
- Meilleure expérience collaborateur
Les entreprises qui amorcent cette transformation se dotent d’un véritable avantage concurrentiel dans la gestion de leur capital humain.
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